ДУМИТЕ, КОИТО НЯМАТ МЯСТО В БИЗНЕС МЕЙЛ

В днешно време воденето на добра комуникация е едно от най-важните неща както в работата, така и в личния живот. Всяка дума прави впечатление. Важно е да се изразяваме ясно, правилно да отразяваме идеите и мислите си, защото начинът на общуване е огледало на самите нас.

Според проучване на McKinsey Global Institute (MGI), близо 28% от работния ни ден преминава във виртуално общуване  - писане и четене на мейли. Има няколко думи и фрази в тях обаче, които не е препоръчително да използваме, особено ако не искаме да звучим неуверено или да дестабилизираме посланието си.

Употребата на думата „мисля“ не е най-доброто решение в бизнес мейл. Защо – тази дума ни кара да звучим, сякаш леко се съмняваме в мнението си. Изречението „Мисля, че трябва да проверим този документ“ може да се преобразува в „Нека проверим този документ“. Избягвайки думата „мисля“,  ще звучим по-категорично,  а посланието ни ще е ясно.

Подобен израз е „може би“. Той също ни кара да звучим, сякаш сме разколебани и дори притеснени. Ако не искаме да звучим така, най-добре е да го премахнем от речника си и да го заменим с думата „вероятно“ – „Вероятно ще успея да дойда на срещата“, вместо „Може би ще успея да дойда на срещата“.

Думата „съжалявам“ също носи негативно послание. Обикновено тя се използва като синоним на „моля да бъда извинен“. Реално в този тип комуникация рядко използваме „съжалявам“ по предназначение, затова и употребата не е нужна.

Сходен ефект има и думата „просто“, особено използвана в началото на изречението - „Просто направете проверка“. Звучи, сякаш от части се извиняваме за написаното, а ние всъщност искаме задачата да бъде свършена, затова преминаваме директно към желанието си – „Моля, направете проверка“. 

Преди да завършим служебния си мейл е редно внимателно да прочетем дали използваме някоя от тези думи. Ако установим, че е налична в текста, е хубаво да я премахнем. Ефектът ще бъде гарантиран, а отстрещната страна ще получи ясно и конкретно послание.